F3U - Drone Race Polska

Wyścigi dronów

Sposób na zawody F3U

Sposób na zawody F3U

Sposób na zawody F3U

Instrukcja organizacji zawodów F3U

Wstęp

O zawodach:
Zawody możemy podzielić zasadniczo na 2 grupy:
1. zawody towarzyskie
2. zawody wpisane do kalendarza zawodów Aeroklubu Polskiego i/lub FAI – w dalszym opisie zwane zawody FAI

W pierwszym przypadku wymagania formalne są znacznie uproszczone. W drugim przypadku trzeba wykonać kilka czynności więcej.

Wyróżniamy następujące rodzaje zawodów FAI:
Krajowe:
- Puchar Polski
- Mistrzostwa Polski
Międzynarodowe:
- Puchar  Świata
- Mistrzostwa Świata
- Mistrzostwa Europy

Kolejny podział zawodów, które mamy zamiar zorganizować to podział na zawody:
- stricte sportowe, w których nie zależy nam na oprawie multimedialnej i publiczności
- sportowe ale musimy bądź chcemy zrobić małe show, liczymy na publiczność i musimy zapewnić jej odpowiedni poziom atrakcji żeby nam po 5-ciu minutach nie uciekli

O organizacji:
Zrobienie zawodów w każdym przypadku będzie wymagało od nas sporo pracy, nie oszukujmy się ale satysfakcja, że daliśmy radę i klepanie po plecach od zawodników jest bezcenne. Warto więc stawić czoła temu wyzwaniu.  Ponadto robiąc zawody u siebie nie musimy jeździć gdzieś na drugi koniec Polski/Świata żeby wziąć w nich udział
To co przede wszystkim powinniśmy mieć to team ludzi, zaangażowanych, na których możemy liczyć. Plus dodatkowych kilku ludzi bezpośrednio na zawodach. Warto też mieć, szczególnie w przypadku zawodów w mieście kilku ochroniarzy.

Finanse.
W pierwszym przypadku, zawodów stricte sportowych koszty będą stosunkowo nieduże. Wpisowe + trochę kasy od Ew. sponsorów powinno wystarczyć.
Drugi typ może być znacznie droższy a wszystko zależy od rozmachu.
W każdym razie – mając na uwadze to co opisane poniżej, to co jest wymagane - zróbcie sobie kosztorys całej imprezy. Co z wymaganych rzeczy jesteście w stanie sami ogarnąć a co trzeba wynająć/kupić.

Miejsce:
Jeśli robimy zawody o specyfice stricte sportowej możemy je zrobić w szczerym polu jeśli zaś liczymy na publiczność to musi być to miejsce gdzie łatwo ona dotrze, zaparkuje auta, itp. I tu zahaczamy o finanse po raz pierwszy. W szczerym polu, gdzie dotrą tylko zawodnicy zabezpieczenia redukujemy do minimum. W centrum miasta punkt pt. zabezpieczenie (siatka itp.) jest dość ważny – czytaj kosztowny.

Także pierwsze  pytanie jakie powinniśmy sobie zadać to jakie zawody chcemy zrobić?

Termin
Zasadniczo trzymamy się zasady dopasowania do innych tego typu zawodów w Polsce i na Świecie (tam gdzie nasi potencjalni zawodnicy mogą mieć ochotę pojechać). Jeśli chodzi o dopasowania do innych polskich zawodów to dobrze jest się trzymać zasady żeby odstęp między zawodami Pucharu Polski było ok. miesiąca. Zawody należy zgłosić z konkretnym terminem lecz istnieje szansa na późniejszą zmianę terminu zachowując jakieś sensowne wyprzedzenie – np. ok. 3 miesięcy przed. Często robiąc zawody medialne warto dopasować termin zawodów do jakiegoś lokalnego wydarzenia np. Dni Miasta. Szczególnie jeśli liczymy na dofinansowanie od miasta. To daje nam szansę na dodatkowych widzów, którzy wezmą udział w równoległym wydarzeniu a włodarzom, że oni robią jeszcze większy event.

Formalności w zgłaszaniu zawodów FAI.
Sportami lotniczymi w Polsce zajmuje się Aeroklub Polski (zwany dalej AP).
Kategoria F3U (drone racing) jest jedną z kategorii modelarstwa lotniczego i kosmicznego którymi zajmuje się Komisja Modelarska AP. Inne komisje AP to np. Samolotowa czy Szybowcowa. W kontekście międzynarodowym organizacją zajmującą się sportami lotniczymi jest FAI (Federation Aeronautique Internationale) w siedzibą w Lozannie.
Zawody krajowe FAI mogą formalnie organizować organizacje posiadające licencję sportową AP (zwykle aerokluby lokalne, stowarzyszenia)
OK. – to konkretnie:
1. Ustalamy termin
2. Namierzamy lokalny aeroklub który ma tą sportową licencję, dogadujemy się – tzn proponujemy że to my osobiście wykonamy całą brudną robotę z zawodami i prosimy o podpisanie wniosku i wysłanie do AP (wniosek podam na dole w linku). Opłata 100zł (Puchar Polski) do AP – płaci Aeroklub/Stowarzyszenie lub dajcie im tą kasę. Ważne – kontrolnie sprawdzacie czy to zrobili – bo bywa różnie… Wniosek trafia do AP i tam jeśli wszystko gra wpisują zawody do kalendarza zawodów na przyszły rok. Sprawdzamy na www.komisjamodelarskaap.pl . Drugie ważne – należy to zrobić do końca października (do 15 listopada jeśli chodzi o zawody międzynarodowe). Zawody międzynarodowe zgłasza się nie bezpośrednio do FAI tylko poprzez AP.
Jak już nasze zawody są wpisane do AP to spokojnie przygotowujemy się do zawodów – mamy na to parę miesięcy.
3. Spokojnie w tym czasie zapoznajemy się z regulaminem zawodów FAI. Generalnie trzymamy się regulaminu zawodów międzynarodowych FAI. W przypadku zawodów typu Puchar Polski możemy sobie pozwolić na pewne odstępstwa od regulaminu.
4. Na co najmniej miesiąc przed zawodami ogłaszamy zapisy online. Jak ustalimy od razu wpłatę online za udział w zawodach od zawodników to mamy większą pewność, że zapisani do nas faktycznie dotrą nie robiąc nam później burdelu w organizacji. Zapisanych online weryfikujemy czy faktycznie posiadają licencję bo tylko takich możemy dopuścić do startu.

 Zawody 
pamiętamy o:
- zebraniu podpisów od zawodników na liście startowej (+ zgoda na przetwarzanie danych)
- kontrola modeli (max 3 ponumerowane z nr licencji), kontrola failsafe
- briefing: omówienie zasad przeprowadzenia zawodów, Ew. odstępstwa od regulaminu, wybór jury, omówienie zasad bezpieczeństwa
W trakcie zawodów
- Ew. zgłoszenia problemów od zawodników powinniśmy rozważać zgodnie z regulaminem i być przygotowanym na zgłaszanie oficjalnych protestów (na piśmie, do jury)
- zgodnie z regulaminem po każdej rundzie powinniśmy publikować wyniki.
- po finałach wypisujemy dyplomy, robimy zakończenie, wręczamy dyplomy, puchary i Ew nagrody.
- po zawodach należy wysłać do AP (model@aeroklubpolski.pl) szczegółowe wyniki zawodów podpisane prze głównego sędziego.
A właśnie – zawody musi prowadzić/obsługiwać człowiek posiadający uprawnienia sędziego wydane przez Aeroklub Polski. Kursy są organizowane na jesień przez Komisję Modelarską AP

Technicznie – o czym musimy pamiętać.
1. Jeszcze raz miejsce na tor.
Jak wcześniej wspomniałem w przypadku zawodów bez publiczności, na końcu świata prawie odpada nam cała otoczka związana z zabezpieczeniem. Co prawda trochę siatki w calu zabezpieczenia samych zawodników i sędziów będzie potrzebne. W przypadku zawodów „medialnych” musimy do tematu zabezpieczenia Ew. publiczności podejść dość poważnie. Apropos zabezpieczeń warto pomyśleć o ubezpieczeniu imprezy. 
Zawody medialne, w mieście:
- zabezpieczenie publiczności: wszędzie tam gdzie dopuszczamy publiczność powinniśmy zabezpieczyć teren siatką – tak żeby racer nie wleciał w publiczność
- dobrze zaplanować miejsce na strefę kibica (bezpiecznie, dobry widok na trasę, dobry widok na Ew. telebim)
- ukryty wróg – czyli zaśmiecony eter – szczególnie niebezpieczne są wszelkie telewizje przemysłowe przesyłające obraz po wifi (5.8GHz) i Ew inne silne nadajniki wifi. Dobrze jest przed imprezą solidnie poskanować eter, polatać  racerem na kanałach racebandowych
- sam tor należy ułożyć zgodnie z regulaminem FAI pamiętając przede wszystkim o bezpieczeństwie. Jeśli nie dysponujemy torem to można np. wynająć tor z instalacją np. od rotoinvaders. Odpada nam jeden problem z głowy.
2. strefa techniczna dla pilotów
Namioty lub inne zabudowania blisko toru zabezpieczone przed wlotem racera z trasy w wielkości odpowiedniej dla planowanej liczby pilotów. Miejsca wyposażone w stoliki, krzesła i prąd.
Strefa dostepna tylko dla pilotów
3. Strefa pilotów startujących
„Namiot” oddzielony od strefy technicznej tak żeby piloci mogli nie nękani przez innych pilotować racery. Organizator powinien wyposażyć stanowiska startowe w dobrej jakości oficjalne odbiorniki sygnału video. Z tym wiąże się umiejscowienie strefy pilotów tak żeby oficjalne odbiorniki bez przeszkód mogły odbierać sygnał video z całej trasy.
Przy strefie pilotów znajduje się miejsce dla spotterów, których podgląd obrazu jest ten sam co dla pilotów. Z tym wiąże się pewna zasada, że w przypadku zakłóceń które zgłosi pilot w czasie lotu tylko po potwierdzeniu przez jego spottera tego faktu sędzia może powtórzyć bieg. Dlatego ważne jest posiadanie doświadczonych spotterów żeby nie mieć z tym problemów a wierzcie z zakłóceniami są zawsze problemy. Ponadto, warto wspomnieć, że  zadaniem spotterów jest także śledzenie czy piloci przelatują trasę poprawnie.
4. Strefa sędziów
Namiot przede wszystkim oddzielony od strefy technicznej. Sędziowie powinni mieć dobry wgląd na strefę pilotów i tor.
Przy okazji tego punktu należy poruszyć ważny temat pt. Laptimer + obsługa. Laptimera można zbudować, kupić lub wypożyczyć. W każdym razie problemy z Laptimerem mogą skutecznie popsuć dzień wywołując u wszystkich frustracje. Zawsze jako backup warto mieć zestaw klasycznych stoperów.
Pamiętajcie także o toaletach i Ew. cateringu dla wszystkich uczestników

Medialność/promocja
To temat rzeka. W przypadku zawodów medialnych/w mieście nie mamy wyjścia – trzeba się tym zająć – najlepiej zlecić to komuś ale zwykle i tak sami będziemy musieli się tym zająć – mniej lub bardziej. Zawody powinna poprzedzić akcja promocyjna: informatory, FB, plakaty, reklama w mediach. Jeśli będziemy mieli sponsorów tym bardziej będzie im zależało na dobrej oprawie i rozgłosie.
Publiczność – jak już uda nam się ją jakąś ściągnąć to musimy zadbać o to żeby ją zatrzymać. 
Co potrzebujemy:
- audio: team, który będzie puszczał muzykę i ogarniał nagłośnienie
- konferansjerka, człowiek a najlepiej dwóch, który będzie nawijał do publiczności: o co w ogóle w tym chodzi, kto leci, relacjonowanie przebiegu wyścigu/zawodów – jak w euro sporcie.
- video: team który będzie obsługiwał telebim – czyli obrabiał video z racerów i innych kamer 
Przy okazji : gdy już spodziewajmy się publiczności to powinniśmy pamiętać także o:
- parking
- toalety
- Ew. dodatkowe atrakcje
- foodtrucki, itp.
- ktoś od was/ochroniarz, który będzie pilnował czy wszystko w strefie kibica toczy się ok.

To tak zasadniczo tyle, myślę, że wszystkie najważniejsze informacje udało się zawrzeć w niniejszym opisie. W razie pytań piszcie: fly@kartuzy.com.pl

Opracował: Krzysztof Hilbrycht

f3u-zgloszenie-pp-wzor.doc